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Insbesondere, wenn man mit schon vorhandenen Tabellen arbeitet, ist es wichtig bestimmte Vorarbeiten durchzuführen.

Das ersparte bei der tatsächlichen Verarbeitung der Tabellen viel Mühe.

•Gibt es in der Tabelle Spalten mit Vermerken die z.B. unehelich, Zwilling, Totgeburt, Witwer u.ä. enthalten, sollte man das in die Spalten Kind Stand oder Zivilstand übertragen. Noch werden nicht automatisch aus diesen Einträgen diese Spalten gefüllt.

•Die Spalte Kind Stand mit u steuert beispielsweise die Einträge für eine nichteheliche Verbindung. Witwe/Witwer im Zivilstand gibt einen Hinweis darauf, dass es vielleicht eine weitere Ehe gibt.

•Ist aus den Einträgen zu erkennen , dass hier Namens- oder Vornamensvarianten vorkommen, sollte man das direkt vereinheitlichen und die Varianten in die dafür vorgesehene Spalte einfügen. Das verhindert, dass man bei der Bearbeitung Spalten zurücksetzen muss um Dubletten zu verhindern.

•Vornamen, die vom Pfarrer latinisiert eingetragen wurden, /Beispiele: Jacoby, Annae, Annaen, Joann), sollten im Vornamenfeld in der normalen Schreibweise eingetragen werden. Die Kinder sind sicher nicht so gerufen worden. Das Programm kann eine Person die unter verschiedenen Schreibweisen des gleichen Namens eingetragen wurde, nicht eindeutig identifizieren und wird die Familie mehrfach anlegen. Die Schreibweise des Vornamens (für den Nachnamen gilt das Gleiche) gehört in das Feld Namensvariante bzw. Vornamensvariante). Diese Felder sollten daher immer sowohl bei den Kindern als auch bei Vater und Mutter (Ehegatten) angelegt werden.

•Vornamen die abgekürzt wurden, aber eindeutig zuzuordnen sind, sollten ausgeschrieben werden.

•Zeichen wie + oder # für Verstorben sollten durch verst. ersetzt werden um das Ganze übersichtlicher zu machen.

•Sind Einträge z.B. bei Paten in einzelne Spalten aufgeteilt (Vorname, Name, Beruf, Alter, Wohnort) sollte man das mit "Verketten" in einer Spalte zusammenfassen.
Noch kann das Programm einen Paten nicht als Person eintragen. Es ist als übersichtlicher, wenn ein Eintrag dann zusammen gefasst in der Taufhistorie erscheint.

• Zum Schluss sollte man die Tabelle noch nach Namen sortieren lassen.Die Sortierung kann man zwar auch später noch in der eingelesenen Tabelle vornehmen, aber die Grundsortierung nach Namen sollte bereits bei der einzulesenden Tabelle angelegt sein.

Arbeiten Sie mit Excel, müssen Sie bedenken, dass Excel Daten vor 1900 nicht als Datum erkennt. Sie müssen erst geteilt werden und dann wieder neu zusammengesetzt.

Erst muss ein Datum also in Tag/Monat/Jahr geteilt werden und dann wieder mit der nachstehenden Formel neu zusammen gesetzt.

Teilen macht man mit Excel -> Daten -> Text in Spalten.

=WENN(Jahr=0;"";WENN(Monat=0;Jahr;WENN(TAG=0;TEXT(Monat;"00")&"."&Jahr;TEXT(TAG;"00")&"."&TEXT(Monat;"00")&"."&Jahr)))

Jahr/Monat/Tag müssen durch die Nr. der jeweiligen Spalte ersetze werden (A2/B2/C2). Die Formel kann in die erste Spalte kopiert werden und durch ziehen bis ans Ende der Spalte kopiert werden.